Ein System, das sich an Ihre Gewohnheiten anpasst

Das hängt am Umfang. Ein Mini-CRM mit Kontakten, Angeboten und Tickets ist in wenigen Wochen produktiv. In einem Projekt haben wir in unter drei Wochen zwei Lizenzsysteme ersetzt: ein Vertriebs-CRM und eine Warenwirtschaft. Größere Systeme wachsen in Etappen: Ihr Team arbeitet mit der ersten, während wir an der nächsten bauen.

Der Umfang, nicht die Qualität. Ein Mini-CRM deckt Kontakte, Angebote und ein Ticketsystem ab, meist mit Anbindung an Ihre Rechnungssoftware. Ein volles System reicht bis in Projekte, Zeiterfassung, Abrechnung, Bank und Telefonie. Beide sind gleich gebaut, der Einstieg ist also keine Sackgasse.

Nicht zwangsläufig. Manchmal binden wir ein bestehendes System an, statt es zu ersetzen, zum Beispiel wenn Ihre Buchhaltung daran hängt. Was bleibt und was geht, entscheiden wir im Erstgespräch anhand Ihrer Abläufe und nicht anhand unseres Angebots.

Das ist das größte Risiko bei CRM-Projekten, und es entscheidet sich am Zuschnitt: Wer 200 Felder pflegen muss, pflegt keins. Wir bauen bewusst schlank und entlang der Schritte, die Ihr Team ohnehin geht. Ihr Team arbeitet schon während des Aufbaus mit dem neuen System. Widerstand zeigt sich also, solange wir noch etwas ändern können.

Dann ändert sich das System mit. Genau dafür ist es gebaut: Ein zusätzliches Feld, ein neuer Status, ein weiterer Schritt in einer Freigabe sind Änderungen an Ihrem System und keine Anträge bei einem Hersteller. Größere Erweiterungen planen wir wie eine neue Etappe.

Am Anfang brauchen wir am meisten von Ihnen: ein Gespräch über Ihre Abläufe, Zugang zu den Systemen, die wir anbinden sollen, und eine Person, die Fragen beantworten kann. Danach läuft die Entwicklung bei uns, Sie sehen die Zwischenstände und geben Rückmeldung. Rechnen Sie mit einzelnen Stunden pro Woche, nicht mit einem zweiten Job.

Sie bekommen ein System, das für Ihr Unternehmen gebaut ist, und keinen Lizenzplatz, der monatlich weiterläuft. Welche Rechte übergehen, halten wir im Angebot schriftlich fest, damit das nicht in Nebensätzen verschwindet. Ihre Daten gehören in jedem Fall Ihnen und lassen sich jederzeit exportieren.

Die kommen mit. Wir exportieren aus Ihrem Altsystem oder aus Ihren Excel-Dateien, bereinigen Duplikate und übertragen alles in die neue Struktur. Vor dem Start prüfen Sie an echten Datensätzen, ob alles dort steht, wo Sie es erwarten. Ihr altes System bleibt unangetastet, bis Sie das neue freigeben.

Weil Sie sich dann nach der Software richten. Standardsysteme bringen viele Module mit, die in Ihrem Betrieb kaum jemand öffnet, und genau die eine Besonderheit Ihres Ablaufs fehlt. Wir bauen umgekehrt: erst Ihre Abläufe, dann das System. Und wenn ein Standardsystem für Sie günstiger und ausreichend ist, sagen wir Ihnen das im Erstgespräch.

Wir entwickeln Ihr System in Solingen und betreiben es in Deutschland, Ihre Daten bleiben in der EU. Zugriffe regeln Rollen und Rechte, sodass jeder nur sieht, was er für seine Arbeit braucht. Auftragsverarbeitung und Löschfristen halten wir schriftlich fest, und die üblichen Themen der IT-Sicherheit wie Backups, Updates und Zugriffsschutz gehören zum Betrieb dazu.

Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung rechnen wir von Anfang an ein, damit danach keine Überraschung kommt. Wie sie sich zwischen monatlicher Gebühr und einmaligem Anteil aufteilen, entscheiden Sie über die vier Stellschrauben. Konkrete Zahlen bekommen Sie im Angebot und nicht als Hausnummer auf einer Website.

Wachstum planen wir beim Aufbau ein: Rollen, Rechte und die Ablage der Daten sind darauf ausgelegt, dass Nutzer, Standorte und Abteilungen dazukommen. Was wächst, sind die Zahlen und die Zugriffe, nicht der Umbau. Und weil Ihr CRM ohne Lizenzkosten pro Platz läuft, kostet der zehnte Mitarbeiter nicht jeden Monat extra.